Solutions informatiques globales
Votre partenaire informatique, bureautique, cloud, logiciels, cybersécurité et conformité règlementaire
Lyon & Grenoble & Sophia-Antipolis
Article 1 : Avant propos
Le RGPD et vous
En tant qu’organisme spécialisé en matière de protection des données personnelles, OPTIMEX SOLUTIONS attache énormément d’importance au respect de la vie privée et à la règlementation en vigueur. C’est une des raisons pour laquelle nous nous sommes dotés d’une politique propre à la confidentialité et à la protection de vos données à caractère personnel.
OPTIMEX SOLUTIONS s’engage, au travers de cette politique, à respecter le Règlement UE n°2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la Protection des Personnes Physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD ») , applicable depuis le 25 mai 2018 et la Loi Informatique et Libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relatif à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.
Ainsi, la présente politique de protection des données a pour but de vous présenter :
- Le responsable de traitement des données à caractère personnel
- La manière dont sont collectées et traitées vos données. Une donnée personnelle est une donnée permettant d’identifier une personne physique.
- Vos droits concernant l’utilisation de vos données personnelles
- Les destinataires à qui vos données sont transmises
- La politique du site en matière de gestion des cookies
Cette politique de confidentialité est complémentaire aux mentions légales présentes sur le site internet.
Article 2 : Lexique
Promis, vous allez nous comprendre !
Une Donnée à caractère personnel (ou Donnée Personnelle) est toute information relative à une personne identifiée ou identifiable, c’est-à-dire permettant de l’identifier directement (ex., le nom et le prénom) ou indirectement (ex., les cookies).
Un Traitement de données personnelles est toute opération ou ensemble d’opérations (automatisées ou non) appliqués à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, comme par exemple : la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, la transmission de données (…)
Le Responsable de traitement détermine les finalités (les objectifs du traitement) et les moyens des traitements.
Le Sous-traitant traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement et sous ses instructions.
Article 3 : Principes Généraux
Des obligations juridiques, nous en avons !
Conformément aux dispositions de l’article 5 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), la collecte et le traitement de vos données personnelles respectent les principes suivants :
- Licéité, loyauté et transparence: la collecte et le traitement des données personnelles ne peut reposer que sur une base légale définie au préalable (exécution d’un contrat, obligation légale, consentement, intérêt légitime, préservation des intérêts vitaux)
- Finalités limitées: la collecte et le traitement des données personnelles sont réalisés pour répondre à un ou plusieurs objectifs définis
- Minimisation de la collecte et du traitement de données: seules les données strictement nécessaires à la bonne exécution des objectifs poursuivis sont collectées
- Conservation des données limitée dans le temps: le responsable de traitement est dans l’obligation de définir des durées de conservation concernant les données personnelles traitées
- Intégrité et confidentialité des données collectées et traitées: le responsable de traitement s’engage à garantir l’intégrité et la confidentialité des données collectées.
Article 4 : Responsable de traitement et sous-traitant
Nous sommes responsables des données confiées !
En tant que responsable de traitement, OPTIMEX SOLUTIONS, ci-après « Nous ») s’engage à respecter les obligations issues du Règlement et de la Loi Informatique et Libertés modifiée, concernant la collecte et le traitement des données à caractère personnel. Conformément à l’article 32 du RGPD, nous mettons en œuvre toute les mesures techniques et organisationnelles pour assurer la protection de vos données personnelles.
En tant que sous-traitant, OPTIMEX SOLUTIONS s’engage à traiter les données à caractère personnel du client qu’autant que cela s’avère nécessaire pour l’exécution du contrat conclu. OPTIMEX SOLUTIONS s’engage à suivre les instructions écrites du client, conformément à l’article 28 du RGPD.
Article 5 : Personnes concernées
Ces données vous concernent !
Cette politique s’adresse aux internautes naviguant sur le site de OPTIMEX SOLUTIONS, aux clients qui ont souscrit à nos services, à nos partenaires qui souhaitent de plus amples informations sur le traitement des données et plus généralement à toutes les personnes qui sont ou rentrés en contact avec nous.
Article 6 : Données à caractère personnel collectées et traitées
Que savons-nous sur vous ?
Conformément au principe de minimisation, nous ne collectons que les données nécessaires à la réalisation de nos missions. OPTIMEX SOLUTIONS peut recueillir ces données, soit directement auprès de vous, soit via le site internet, votre employeur ou nos partenaires (apporteurs d’affaires).
Article 7 : Données à caractère personnel collectées et traitées : pour quelles raisons
Nous tenons à vous expliquer !
Dans l’ensemble de ces situations, OPTIMEX SOLUTIONS agit en qualité de « Responsable de traitement » au sens du RGPD.
+ Consultation du site internet
+ Mission d’organisation de formations et d’audits de conformité
+ Gestion du recrutement
Dans le cadre de nos missions d’accompagnement opérationnel des professionnels , OPTIMEX SOLUTIONS agit en qualité de « Sous-traitant », pour le compte de ses clients :
+ Mission d’accompagnement opérationnel des professionnels
+ Tests de sécurité sur les systèmes d’information – SSI
Article 8 : Données à caractère personnel : qui a accès à vos données personnelles ?
On ne les transmet pas à n’importe qui !
OPTIMEX SOLUTIONS s’engage à ne transmettre vos données personnelles qu’aux seules personnes habilitées en interne et aux tiers autorisés tels que l’administration des impôts, l’administration de la justice, de la police et de la gendarmerie ou encore l’administration de l’action sociale et autorités sanitaires.
OPTIMEX SOLUTIONS peut, éventuellement, transmettre vos données personnelles à des sous-traitants tels que :
- KOESIO pour la gestion du parc informatique et des sauvegardes
- IONOS pour l’hébergement et la gestion de sa base de données en France, pour l’hébergement de son site internet
- OPTIMEX DATA pour les audits , formations et missions de mise en conformité
Le recours à ces prestataires est nécessaire à la bonne réalisation de nos services. Nous nous engageons à vérifier et garantir le respect de leur conformité au regard du RGPD et de la Loi Informatique et Libertés modifiée.
Hormis les destinataires cités ci-dessus, OPTIMEX SOLUTIONS s’engage à ne pas transmettre vos données personnelles, à des tiers ou à des organismes externes, sans votre accord express.
OPTIMEX SOLUTIONS ne procède et ne procèdera à aucune vente, aucune cession, aucune communication de vos données personnelles à des tiers non autorisés.
OPTIMEX SOLUTIONS n’a recours à aucune décision automatisée sur la base de vos données personnelles. Aucun profilage n’est mis en œuvre lors du traitement, et les données que nous collectons ne seront jamais utilisées sans intervention humaine.
Article 9 : Vos droits
Vous avez toutes les cartes en main !
9.1 Vos droits
Conformément à la réglementation en vigueur, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :
+ Droit d’accès
+ Droit de rectification
+ Droit d’opposition
+ Droit à la limitation
+ Droit à l’effacement
+ Droit à la portabilité
+ Mort numérique
9.2 Le DPO
OPTIMEX SOLUTIONS a désigné un Référent Interne. Ainsi, pour pouvoir exercer vos droits, vous pouvez contacter notre Référent Interne à l’adresse suivante :
OPTIMEX DATA – Service Privacy
2, rue de l’industrie
38760 VARCES-ALLIERES-ET-RISSET Ou par mail à l’adresse suivante : privacy@optimex-data.fr
OPTIMEX SOLUTIONS se réserve le droit de refuser de répondre à toute demande manifestement infondée ou excessive, en vous informant des motifs du refus.
9.3 La réclamation auprès de la CNIL
Vous pouvez à tout moment, introduire une réclamation auprès de l’autorité compétente à savoir la Commission National de l’Informatique et des Libertés (CNIL) en suivant le lien suivant : https://www.cnil.fr/fr/plaintes.
Article 10 : Les mesures de sécurité
Vous nous confiez vos données, nous en prenons soin !
OPTIMEX SOLUTIONS se préoccupe de la sécurité des données personnelles qu’il s’engage à traiter de manière sécurisée et uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité poursuivie.
OPTIMEX SOLUTIONS a mis en place des mesures techniques et organisationnelles pour assurer un niveau de protection des données adéquat par rapport à la nature et la finalité des traitements.
Ainsi, conformément à l’article 32 du RGPD relatif à la sécurité des traitements, OPTIMEX SOLUTIONS a mis en place :
- Des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et services de traitement
- Des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique ;
- Une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.
L’obligation de sécurité reste toutefois une obligation de moyen c’est-à-dire que nous mettons tout en œuvre pour garantir la confidentialité et l’intégrité de vos données personnelles.
L’ensemble des personnes ayant accès à vos données personnelles a été sensibilisé aux bonnes pratiques en matière de protection des données. Elles sont tenues par une obligation de confidentialité, et s’exposent en cas de non-respect de cette disposition à des sanctions disciplinaires.
Article 11 : Les transferts de données hors Union Européenne
Un voyage bien organisé !
Dans le cadre de notre activité et pour la gestion de vos demandes, nous ne sommes pas amenés à transférer directement vos données en dehors de l’Union Européenne.
Toutefois, en cas de transmission de vos données personnelles en dehors de l’Union Européenne, nous nous assurerons que ces pays garantissent un niveau de protection des données suffisant et approprié.
Nous nous engageons à vous informer en amont de la possibilité d’effectuer des transferts de données hors Union Européenne et ainsi, nous vous communiquerons les garanties mises en place pour assurer un niveau de protection suffisant et approprié.
Article 12 : Les cookies
Vous avez le choix entre manger des cookies ou vous mettre au régime
Si vous souhaitez limiter vos traces, il est recommandé de les refuser par défaut via le bandeau de gestion des cookies que nous avons mis en place sur notre site internet.
Vous trouverez également dans notre politique des cookies la procédure à suivre pour accepter, personnaliser ou refuser les cookies en exprimant votre choix à l’aide du bandeau qui apparaît en haut de votre écran.
Article 13 : La mise à jour de la politique de protection des données
Vous tenez le bon bout, c’est bientôt la fin de la lecture !
La présente politique de protection des données personnelles peut être amenée à évoluer.
La dernière mise à jour a été effectuée le 26/10/2024.